第一章
總則
第一條 為進一步加強和規(guī)范對各類會議的管理，精簡會議，改進會風，提高會議效率和質量，根據(jù)中央和省委有關文件精神，結合學院實際，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱會議，適用于以學院名義召開的各類會議，以及以會議為主要形式的活動（含研討會、論壇、慶典等）。
第三條 本著精簡高效、厲行節(jié)約原則，嚴控會議數(shù)量、規(guī)模和會期，可開可不開的會議盡量不開，議題相近的會議盡量合并召開。前期籌備工作能以非會議形式進行的，原則上不再召開協(xié)調會；能以文件、電話、辦公自動化形式部署工作的，原則上不再召開會議。提倡開短會、講短話，提高會議效率和質量。未經(jīng)學院批準，不得召開表彰類、慶典類會議；嚴格控制座談會、經(jīng)驗交流類會議。嚴格控制會議會期、規(guī)模，全院性大會一般應在校內(nèi)召開。在校內(nèi)召開的一般性會議，原則上會場不擺鮮花、不上水果、不設茶歇，不印制高檔會議材料。
第二章
會議審批
第四條 會議牽頭部門需在每周五將下一周會議安排提請分管領導審批同意后，由分管領導填寫入周計劃安排，黨政辦公室收集周計劃并統(tǒng)籌安排。
第五條 全院性大會由學院決定召開，由牽頭部門成立會務工作組，制定會議組織方案，經(jīng)上級有關部門或學院審批后按期召開。
第六條 院長辦公會議、黨委專題會議、黨委會議的議題，須由提出議題的相關部門于會議召開前兩天將院領導審簽同意的紙質版議題審批單及有關材料交至黨政辦公室，并將電子版材料發(fā)至黨政辦公室郵箱。黨政辦公室收集、整理各部門相關議題資料，并至少提前一天分發(fā)予相關人員。
第七條 學院領導主持的系統(tǒng)工作會議、專題工作會議由牽頭部門提出，經(jīng)分管院領導同意，向黨政辦公室報備后召開。
第八條 學院承辦的各類會議由有關部門提出并擬定籌備方案，經(jīng)分管院領導審核同意，向黨政辦公室報備后召開；重大會議由分管院領導同意后，需報學院主要領導批準、黨政辦公室報備后召開。
第九條 系統(tǒng)臨時性會議經(jīng)分管院領導或聯(lián)系院領導同意、黨政辦公室協(xié)調后召開，會議牽頭部門按照會議要求通知參會人員召開時間、地點、主題及會議內(nèi)容。全院臨時性會議經(jīng)學院主要領導批準后召開，黨政辦公室按要求通知參會人員召開時間、地點、主題及會議內(nèi)容。
第十條 若多個會議合并召開或一個會議的議題涉及到多個部門的工作，相關部門在會前應充分協(xié)商。
第十一條 會議規(guī)模及參加人數(shù)，由牽頭部門確定，黨政辦公室統(tǒng)一分配會場。未經(jīng)學院領導同意，任何部門或個人不得隨意打亂或更改會議計劃。如特殊情況需更改日期、地點或會議內(nèi)容時，牽頭部門應提前報黨政辦公室調整會議計劃。會議牽頭部門應堅持部門會議服從學院會議，局部服從整體的原則。
第三章
會議組織
第十二條 學院會議室由黨政辦公室統(tǒng)一管理、安排使用。如遇特殊情況，由黨政辦公室另行安排。
第十三條 黨政辦公室按照“二級部門（單位）會議服從院級會議，先定先使用”的原則統(tǒng)一安排，并做好有關準備工作，保證會議準時召開。
第十四條 學院全體性會議由主辦部門負責會場布置并按照會議管理有關要求，規(guī)范做好會務準備，制發(fā)會議通知、擬定會議議程、準備會議材料、做好簽到等工作。
第十五條 黨委會議、黨委專題會議、院長辦公會議由黨政辦公室負責準備和組織。已確定的黨委會議、黨委專題會議和院長辦公會議議題，提出議題部門要認真做好材料準備工作。會議匯報人員應為各部門（單位）主要負責人，如有特殊情況可由副職代為匯報。
第十六條 各系統(tǒng)工作會議或其他專題工作會議由牽頭部門做好會前準備工作并在會議過程中設專人記錄，整理會議相關資料（包括會議簽到、會議紀要、影像資料、會議材料等）。
第十七條 會議室照明、空調、設備的使用由牽頭部門負責，使用時要愛護各種設施。會議結束后由牽頭部門負責清理會場衛(wèi)生，關好門窗、空調、電腦等設備。
第十八條 會議牽頭部門在組織會議時，必須加強安全意識，做好安全防范工作。保衛(wèi)處負責學院重要會議和活動的安全保衛(wèi)與秩序維護。
第十九條 會議牽頭部門應在會議結束后進行總結，及時整理會議材料、會議記錄、紀要、簡報、照片、錄音錄像、領導講話材料等，并于會議結束后一周內(nèi)報黨政辦公室存檔。
第二十條 會議形成的決議或議定事項需要各二級單位貫徹執(zhí)行的，會議牽頭部門應編制會議紀要、簡報等，經(jīng)會議主持人閱簽后及時印發(fā)。
第四章
會議紀律
第二十一條 學院各級各類會議要遵守國家的法律法規(guī)和方針政策。
第二十二條 參會人員必須按時參加會議，嚴禁與會人員無故缺席、遲到、早退，有特殊情況不能參會人員需提前跟會議主持人請假，并指派其他人員聽會，同時將請假情況及替會人員報黨政辦公室。進入會場前，所有參會人員需將手機以及電子設備調成靜音模式，在會議過程中需保持會場安靜。
第二十三條 學院會議內(nèi)容一般以印發(fā)會議紀要、下發(fā)相關文件資料的形式公開，或由學院新聞媒體進行報道。會議討論的內(nèi)容和議定的事項，在未公開之前，與會人員要按會議要求保守秘密，不得對外泄露。
第二十四條 經(jīng)會議議定的事項，各部門須認真貫徹執(zhí)行，不得以任何借口推諉或拖延，確因客觀原因無法執(zhí)行或完成的，應向分管院領導說明情況，并提出建議。
第二十五條 黨政辦公室負責學院會議決策和重大工作執(zhí)行情況的督查督辦。會議決策和部署的執(zhí)行情況作為年終目標管理考核和評優(yōu)的重要依據(jù)。
第五章
附則
第二十六條 本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行。
第二十七條 本辦法由黨政辦公室負責解釋。
